Googleドキュメントで作る「履歴書の添え状」完全マニュアル

Googleドキュメントで作る「履歴書の添え状」完全マニュアル

今回は就活で企業に履歴書を郵送する際、必ずセットで同封しなければならない「添え状(送付状)」について解説します。
新卒ならではの正しい書き方を、Googleドキュメントを使った作成手順と一緒にマスターしましょう!
これさえ作っておけば、いざ就活本番というときに焦らず使い回せる自分だけのテンプレートになりますよ。

そもそも「添え状(送付状)」って何のために必要なの?

添え状とは、企業の採用担当者に向けて「誰が、何のために、何の書類を送ったのか」を伝えるための挨拶状(A4サイズ1枚)のことです。

ビジネスの世界では、書類を郵送するときに挨拶状を添えるのが鉄則のマナーです。
もし履歴書だけがポロッと封筒に入っていたら、採用担当者は、
「ビジネスマナーを分かっていないのかな?」とマイナスの印象を持ってしまうかもしれません。

逆に、白紙から綺麗な添え状を自分で作って同封できれば、
「この学生は基本のパソコンスキルとマナーがしっかり身についているな」と、一歩リードすることができます!

新卒就活で使える!「添え状」9つの基本構成

就活で使う標準的な添え状は、上から順に以下の9つの要素を配置していきます。

1. 投函日(右寄せ):ポストに郵送する日、または手渡しする日。
2. 宛先(左寄せ):応募する企業名、部署名、担当者名(「御中」と「様」の使い分けに注意!)。
3. 差出人(右寄せ):学校名・学科名は略さずに「〇〇短期大学 〇〇学科」と正しく書きます。氏名、連絡先(電話・メール)も忘れずに。
4. タイトル(中央揃え・太字):「応募書類の送付につきまして」と少し大きめの文字で。
5. 頭語と結語:右側に「拝啓」と書いたら、文末は「敬具」で締めます。
6. 時候の挨拶文:作成する月に合わせた季節の挨拶を入れます(例:新緑の候、など)。
7. 同封の趣旨・自己PR:新卒採用だからこそ、「学校での学びや実習経験を活かして、貴社で貢献したい」という前向きな熱意を3〜4行で書きます。
8. 記書き(中央揃え&箇条書き):真ん中に「記」と書き、その下に同封した書類の一覧(履歴書 1通、など)を書きます。
9. 以上(右寄せ):すべての文章の最後に右寄せで配置します。

Googleドキュメントでの添え状作成実践

ではこの添え状を実際に作ってみましょう。
なお以下の手順はPC画面上での動作の指示ですので、スマートフォンのアプリだとうまくいきません。

STEP.00 準備:まずは文字をすべて「左詰め」で入力する

1. サンプルテキストをコピーする

まずは以下のサンプルテキストを全て選択してコピーCtrl + Cしてください。

令和XX年XX月XX日

株式会社〇〇〇〇〇〇〇〇
採用担当 〇〇 様

中国短期大学 情報ビジネス学科
氏名 〇〇 〇〇
〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 〇-〇-〇
電話:XXX-XXXX-XXXX
メール:xxxxxxxxxx@g.cjc.ac.jp

応募書類の送付につきまして

拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび新卒採用の「一般事務職」の募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたく、応募書類を同封いたしました。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
短期大学ではビジネス実務やパソコンの文書作成を学びました。この正確性と丁寧さを活かし、貴社の事務職として貢献したいと考えております。
ご多忙中恐れ入りますが、ぜひ面接の機会をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
履 歴 書 1通
自己紹介書 1通
以上

2. 新規ドキュメントにサンプルテキストをペーストする

次に、以下よりGoogleドキュメントを開き、「新しいドキュメントを作成」から新規ドキュメントを作成し、
先ほどコピーしたサンプルテキストを、「右クリック > 書式なしで貼り付け」してください。

Googleドキュメント

3. 必要箇所を書き換える

サンプルテキストの内容で「〇〇」や「XXX」となっている箇所を書き換えます。
それ以外にも必要な箇所を自分の情報に書き換えてください。
次はいよいよ綺麗に整えるレイアウトの手順スタートです!

STEP.01 文字の大きさとフォントを整える

まずは全体の文字の見た目をビジネス仕様に変えます。

1. 全体を選択する:
   キーボードの Ctrl キーを押しながらAを押します(Macは Command + A)。
   すべての文字が青く選択されます。
2. フォントを変更する:
   画面上部のツールバーにあるフォント名(初期設定では「Arial」など)の[▼]をクリックし「Zen Kaku Gothic New」を選びます。
3. 文字サイズを調整する:
   すぐ隣にあるフォントサイズを「10.5」に設定します(直接半角で「10.5」と入力してEnterを押します)。

STEP.02 「日付」と「差出人(自分)」を右側に寄せる

次に各テキストの適切に揃えましょう。
この時に絶対にスペースキーを連打してはいけません。

① 日付を右へ

1. 「令和XX年XX月XX日」の行のどこでもいいのでクリックしてカーソルを置きます。
2. 画面上部ツールバーにある「配置」ボタン(横線が並んでいるアイコン)をクリックします。
3. 出てきた選択肢から「右揃え」(横線が右側に揃っているアイコン)をクリックします。

② 自分の情報を右へ

1. 「中国短期大学 情報ビジネス学科」から「メール:xxxxxxxxxx@g.cjc.ac.jp」までの5行分をドラッグしてまとめて選択します。
2. 先ほどと同じように、ツールバーの「配置」ボタンから「右揃え」をクリックします。

STEP.03 「タイトル」を目立たせる

次にタイトル「応募書類の送付につきまして」を中央に配置して、文字を大きく、太くします。

1. 「応募書類の送付につきまして」の文字列をドラッグして選択します。
2. ツールバーの「配置」ボタンから「中央揃え」(横線が真ん中に集まっているアイコン)をクリックします。
3. 文字サイズを「10.5」から「14」に変更します。
4. ツールバーの「B」(太字)ボタンをクリックして文字を太くします。

STEP.04 「敬具」を右側に寄せる

1. 本文の終わりにある「敬具」の行をクリックしてカーソルを置きます。
2. ツールバーの「配置」ボタンから「右揃え」をクリックします。

なお今回の「拝啓〜敬具」の内容はあくまでもサンプルです。
課題提出用はこの状態で問題ありませんが、企業への応募時は必ず自分の内容に書き換えて送るようにしてください。

STEP.05:「記書き」を美しく配置する

ここが一番の腕の見せ所(つまずきやすいポイント)です。

①「記」を真ん中へ

1. 「記」という文字の行をクリックしてカーソルを置きます。
2. ツールバーの「配置」ボタンから「中央揃え」をクリックします。

② 下の番号付きリストを「インデント」で右へずらす

「履歴書」「自己紹介書」の行が左端にペタッとくっついていると格好悪いです。少し右側にずらしましょう。

1. 「履 歴 書 1通」と「自己紹介書 1通」の2行をドラッグして選択します。
2. 画面上部にある「番号付きリスト」ボタンをクリックします。

STEP.06:最後の「以上」を右端へ

1. 一番最後の行の「以上」をクリックしてカーソルを置きます。
2. ツールバーの「配置」ボタンから「右揃え」をクリックします。

STEP.07:仕上げ!就活の鉄則「PDF保存」をする

完成したら、企業に送れる状態(編集できない完成版)にします。

1. 画面左上のメニューから「ファイル」をクリックします。
2. 上から順に見ていき、「ダウンロード」にマウスを合わせます。
3. 右側に表示されるメニューから、「PDFドキュメント (.pdf)」をクリックします。
4. パソコンの「ダウンロード」フォルダに保存されます。

最後にチェック!

書き出されたPDFを開いてみて、以下の3つをチェックしてください。

• 枠からはみ出さず、A4用紙「ちょうど1枚」に収まっていますか?
• 「日付」「自分の名前」「敬具」「以上」が右側にピシッと揃っていますか?
• タイトルが真ん中に大きく表示されていますか?

スペースキーを一切使わずに、設定ボタンだけで作った文書は、拡大しても絶対にレイアウトが崩れません。
この手順をしっかりマスターして、これからの就活を有利に進めましょう!

Googleドキュメントでの失敗しない作成ステップ

「白紙から作ると、文字の位置がガタガタになって綺麗に作れない…」という人のために、
Googleドキュメントをスマートに使いこなすコツをまとめました。

やりがちNG:スペースキーでの位置調整は絶対ダメ!

日付を右側に持っていきたいからといって、スペースキーを連打して移動させていませんか?
これをやってしまうと、後から文字の大きさを変えたときにレイアウトがめちゃくちゃに崩れてしまいます。
文字の位置を変えるときは、必ず画面上部にある「右寄せ」「中央揃え」ボタンを使いましょう。

記書きの2行目は「インデント」で揃える

画面の上のほうにある「定規の目盛り(ルーラー)」を調整して、
箇条書きの2行目が綺麗に揃うように設定(ぶら下げインデント)します。
これだけで一気にプロっぽいビジネス文書になります。

仕上げは必ず「PDF形式」でダウンロード!

ドキュメントが完成したら、そのまま送るのではなく、必ず以下の手順で保存してください。

ファイル > ダウンロード > PDFドキュメント (.pdf)

企業の人事担当者にドキュメントやWordのファイルのまま送ってしまうと、
相手のパソコン環境によって文字化けしたり、レイアウトが崩れたりすることがあります。
「ビジネスの提出書類はPDF化が鉄則」と覚えておきましょう!

最近増えている「履歴書をメールで送る場合」のマナー

「履歴書を郵送ではなく、メールに添付して送ってください」と言われる企業も最近とても増えています。
郵送とメール添付ではマナーが少し変わるので、表で整理しておきましょう。

履歴書郵送&メールでの送付マナー

項目	郵送する場合	メール添付の場合
必要なもの	A4用紙に印刷した「添え状」を同封	メールの「本文」が添え状の代わりになる
ファイル形式	紙に印刷して封筒に入れる	必ず「PDF形式」に変換して添付する
ファイル名のマナー	なし	【履歴書】〇〇短期大学_氏名.pdf のように分かりやすく

メールで送る場合は、メールの本文そのものが「添え状」の役割を果たします。
そのため、メール文面にも「拝啓」や「自己PR(志望の動機)」を簡潔に盛り込むのがスマートです。

まとめ

今のうちに自分だけのテンプレートを作っておこう!

最初は難しそう・・・と思うかもしれませんが、
一回白紙から作ってしまえば、あとは日付や企業名を変えるだけで、
どんな企業の応募にも使える「あなただけの無敵のテンプレート」になります。

短大生活は2年間と短く、就活の時期があっという間にやってきます。
今のうちにGoogleドキュメントで添え状を完璧に作れるようになって、周りの就活生に一歩差をつけましょう!